Otsi
frens.ee/ Frens Catering/KKK/Kuidas planeerida üritust?

Kuidas planeerida?

Kui Teie organisatsioonis või isiklikus elus on tulemas sündmus, mida olete otsustanud tähistada, siis soovitame Teil vastata järgmistele küsimustele:

  • Mis on ürituse eesmärk?

Üritus on õnnestunud siis, kui sellele seatud eesmärgid on ellu viidud. Eesmärk dikteerib ürituse sisu. Seetõttu on soovitav enese jaoks läbi mõelda, miks kokku tullakse. Kas tegemist on ametliku või mitteametliku vastuvõtuga? Kes või mis peab olema tähelepanu keskmes? Kui kokkutulemise põhjus on teada, on kergem ka ettevalmistusideedega edasi minna.

  • Millal peaks üritus toimuma?

Kas nädala keskel või nädalavahetusel? Kas päevasel või õhtusel ajal? Olulise tähtsusega on ka kestus - kas paaritunnine vastuvõtt või pikem koosviibimine, kus külalistele pakutakse nii põhjalikku programmi kui ka toekamat söögilauda. Suurema sündmuse korraldamisel on mõttekas arvesse võtta ka teisi samal ajal toimuvaid üritusi, et mitte ajaliselt nendega kattuda.

  • Kes on külalised?

Ürituse eesmärki ja kestust paika pannes peab samaaegselt mõtlema ka selle peale, kes on Teie ürituse sihtrühmaks - kas kitsas tutvusringkond või äripartnerid ning kliendid või hoopis mõlemad? Kas saate kõiki külalisi ühele ja samale üritusele kutsuda või on parem eraldi huvigruppidele ka erineva sisuga vastuvõtt korraldada? Ruumi- ja rahanappuses kerkib sageli ka selline probleem - kas kutsuda külalised üksi või koos kaaslasega? Viimane variant on eelistatud juhul, kui tegemist on õhtuse pikema vastuvõtu või peoga.

Ürituse õnnestumise seisukohalt on oluline, et kutsutud külalised Teie üritusele ka kohale tulevad. Seega ei tohiks ära ununeda kutsete õigeaegne väljasaatmine, vastasel juhul on külalistel juba muud tegemised ja plaanid. Soovitav on kutsed postitada nii, et külalistel jääb vähemalt kaks nädalat mõtlemisaega. Nii sisulise kui tehnilise poole korraldajate jaoks on alati hea võimalikult täpselt teada saabuvate külaliste arvu - seetõttu on kutsel igati teretulnud fraas “osavõtust palume teatada” või vastava prantsuskeelse fraasi lühend “R.S.V.P.”

  • Kus üritust korraldada?

Inimeste arvu silmas pidades peate leidma oma ürituse sisu ja vormi jaoks sobiliku ruumi. Ruum ei tohiks jääda liiga väikeseks või vastupidi tühjaks ja kõledaks. Kui palju ruumi vajavad erinevad esinejad? Kas soovitakse tantsida? Arvestades ürituse eesmärki, peate otsustama, kas järgida rootsi laua stiili või soovite, et Teie külalistel on võimalus istuda - siingi on vaja teatavat ettenägelikkust ruumide osas - et kõik, mida planeerite, tegelikkuses ka neisse ruumidesse mahuks!

Olenevalt kutsutud külaliste ringist on oluline ka asukoht - väliskülalistel on hõlpsam orienteeruda kesklinnas; kohalikke huvitab reeglina ühistranspordi ühenduse ja autoomanikke parkla olemasolu.

  • Kuidas kujuneb ürituse eelarve?

Järgmiseks sammuks on eelarve koostamine. Teades, missugused kulutused peate arvestama üürile, jääb ülejäänu programmile, toitlustamisele, teenindamisele, võimalikele tehnilistele vahenditele ja lisateenustele. Siinjuures saate valida, kas soovite ise kõigi osapooltega läbi rääkida ehk kogu projekti juhtida või kasutate professionaalide abi.

  • Kas ja missugust meelelahutust üritusele planeerida?

Sobiv muusika täiendab iga sündmust. Kui otsustada pelgalt taustamuusika kasuks, on valida lindimuusika ja elava esituse vahel. Teine võimalus on tellida eraldi muusikaline etteaste või tantsuansambel. Otsustamisel peab arvestama seda, et formaalset vastuvõttu ei hakkaks segama liiga pealetükkiv muusika ning et pikemaajalist vastuvõttu ei sunniks lõpetama igavus. Lisaks muusikale on veel väga palju erinevaid meelelahutusvõimalusi ja atraktsioone, millega külalisi üllatada – alates keskaegse tantsu õpetamisest ja lõpetades tuleneelajatega. Kui seltskonnas on lapsi, tuleks kindlasti mõelda ka nende aja sisustamisele.

  • Missugune on sobilik menüü?

Menüü valiku ja rikkalikkuse määrab osaliselt ära kellaaeg - on ju lõunasel ajal Teie külaliste lootused toidulaua suhtes suuremad, samamoodi ka õhtuse pika ürituse puhul. Samas aga, kui Teil on piiratud eelarve ning soovite lihtsalt oma tuttavate ja koostööpartneritega kokku saada, jääb kutsututele üritusest tore mälestus, kui esikohal on vestlus ja suhtlemine, mida toetab õdus taustamuusika ja klaas head veini mõne valitud suupistega.

  • Kuidas üritus edukalt ellu viia?

Ürituse õnnestumise määrab suuresti ära ettevalmistustöö. Kui kõik mõtted ja killud on läbimõeldult üheks tervikuks liidetud ning on olemas nii terviklik ülevaade kui ka inimesed, kes iga lüli eest vastutavad, saate ürituse ajal rahulikult oma külalisi võõrustada. Kui peakski midagi ootamatut juhtuma, ei tohiks see kedagi kohutada, kuna konkreetse valdkonna eest vastutaja leiab tekkinud probleemile operatiivselt lahenduse.

  • Millele veel mõelda?

Kas ürituse toimumiskohas on olemas Teile vajalikud lauad, toolid ja tehnilised vahendid? Kas vajate ka helivõimendust ning tõlkide abi, kui kutsutute seas on palju välismaalasi? Kas on tegemist sellise üritusega, kus külalised võivad Teile lilli kinkida, näiteks, avamispeod ja sünnipäevad - sel puhul on hädavajalikud lillevaasid. Ja kõik muud pisiasjad, mis ühe ürituse korraldamisel võivad vajalikuks osutuda ja mis tihti ära ununevad.

  • Mis toimub pärast üritust?

Pärast iga üritust on kasulik teha kokkuvõtteid. Kas püstitatud eesmärgid täideti ning kui hästi nad täideti? Kas midagi võib järgmisel korral paremini teha? Kuna keerulise ürituse puhul tuleb erinevad osapooled üheks tervikuks liita ja kombineerida, siis on vajalik anda hinnang ka sellele, kuidas ühistöö õnnestus.

Eelpool toodud punktid peaksid olema mõningaseks abiks ürituse planeerimisel ja läbiviimisel. Muidugi ei ole see ainuõige tegutsemisjuhis kõikides situatsioonides - iga sündmust tuleb vaadelda eraldi omas kontekstis.


Facebook

 e-poe logo